Başlangıçtaki durum
İstanbul Spor A.Ş. için Avrasya Maratonu ile ilgili bir web sitesi bulunmuyordu. Etkinliğe ilişkin duyurular, katılımcı başvuruları ve bilgilendirme süreçleri manuel yöntemlerle yürütülüyordu. Kurumun ilk web sitesini biz hazırladık; içeriği ve site yapısını da baştan kurguladık.
Bu durumda her başvuru ve her soru ayrı bir iletişim işi demekti. Duyuruların farklı yerlerde dolaşması bilginin tutarsız kalmasına, başvuru dönemlerinde ise ekibin yoğunlaşmasına yol açabilirdi. Kurumun elinde, katılımcının güvenebileceği tek ve güncel bir başvuru noktası yoktu.
Ne kurduk
Kurumsal tanıtım sitesini oluşturduk. Sitenin içinde katılımcıların online doldurabildiği başvuru formları yer aldı. Duyuruları birden fazla dilde yayınlayabilen bir yapı kurduk. Böylece maraton hakkındaki bilgiler, rota bilgilendirmeleri ve başvuru süreci tek bir yerden ilerledi. Yurt dışından ilgilenen katılımcılar için çok dilli duyuru desteği özellikle önemliydi.
Genel olarak, bu tür bir etkinlik sitesinde başvuru formundan gelen kayıtların düzenli toplanması ve duyuruların güncel tutulması, organizasyon ekibinin iş yükünü doğrudan etkiler. Sistemi bu ihtiyaca göre şekillendirdik.
Çalışmanın bizim için ayrı bir yönü, kurumun ilk web sitesini sıfırdan kurmaktı. Hazır bir yapı ya da taşınacak bir içerik olmadığı için sitenin ağacını, sayfa başlıklarını ve içerik akışını kurumla birlikte belirledik. Hangi bilginin ana sayfada duracağı, başvurunun hangi adımlarla alınacağı ve duyuruların hangi dillerde yayınlanacağı bu aşamada netleşti.
Etkinlik sitelerinde en kritik konulardan biri, başvuru dönemi açıldığında bilginin hızla ve doğru biçimde güncellenebilmesidir. Bu yüzden içeriği yönetim ekranından düzenlenebilir tuttuk; duyurular ve sayfalar kod müdahalesi gerektirmeden güncellenebiliyordu. Başvuru formlarından gelen kayıtlar da kurumun ekibine düzenli şekilde ulaşıyordu.
Sitedeki başvuru formlarını, organizasyon ekibinin sonradan ayıklamak zorunda kalmayacağı biçimde, gerekli bilgileri baştan isteyecek şekilde kurguladık. Böylece kayıtlar eksik ya da dağınık gelmek yerine, değerlendirmeye hazır bir düzende ulaşıyordu. Çok dilli duyurularda her dil kendi sayfasında yayınlandığı için yabancı bir katılımcı, ihtiyacı olan bilgiye kendi dilinde ve aynı site içinde bulabiliyordu.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Çalışmayı o dönemde yaygın olan, standart PHP tabanlı içerik yönetim sistemleri üzerinde yürüttük.
Kullanım süreci
Sistem 2003 ile 2009 arasında kullanıldı ve ardından devredildi. Çalışma, kurumun ilk web varlığını oluşturması açısından bizim için de önemli bir referans olarak kaldı.
Neden önemli: Büyük bir spor organizasyonunda katılımcıyla ilk temas çoğu zaman web sitesidir. Başvuru nasıl yapılır, rota nerede, hangi duyuru güncel gibi soruların cevabı sitede açıkça duruyorsa organizasyon ekibi aynı soruları telefonda ve elden tekrar yanıtlamak zorunda kalmaz. Kurumun ilk web sitesi olması, bu düzeni sıfırdan ve kurumun gerçek ihtiyacına göre oturtmamıza imkan verdi.