Başlangıçtaki durum
Engin Sınai Gazlar; satış, kiralama, nakliye ve depolama verilerini kağıt üzerinde tutuyordu. Gaz tüpü envanteri, sevkiyatlar ve stok hareketleri bu şekilde takip edildiği için hangi tüpün nerede olduğunu, kimde bulunduğunu ya da depoya ne zaman döndüğünü hızlıca görmek zor oluyordu.
Kağıt kayıtlar tek bir kişinin ya da dosyanın elindeyken, aynı bilgiye başkasının ulaşması güçleşir. Ayrıca satış, kiralama ve nakliye kayıtları farklı yerlerde durduğundan, bir müşterinin toplam durumunu çıkarmak ayrı bir emek gerektiriyordu.
Ne kurduk
Lokal ortamda çalışan bir tüp takip ve depo yönetim sistemi kurduk. Sistem; tüp envanterini, depo yönetimini ve sevkiyat kayıtlarını tek bir panelde topluyor. Kağıt üzerinde tutulan satış, kiralama, nakliye ve depolama bilgileri bu panele taşındı. Raporlama tarafında da izleme imkanı sağlandı.
Genel olarak, tüp gibi geri dönüşlü ve kiralanan envanterde her hareketin kayıt altına alınması önemlidir. Çıkış, teslim ve iade kayıtları aynı yerde tutulduğunda envanter durumu daha güvenilir izlenir.
Sanayi gazı işinde tüp, tek seferlik satılan bir ürün gibi değil, dolaşıma çıkıp geri gelen bir varlık gibi yönetilir. Bir tüp dolumdan sonra depoya, sevkiyata, müşteriye ve yeniden doluma uzanan bir yol izler. Kağıt üzerinde bu yolu izlemek, her adımda kayıt tutan kişinin düzenine bağlıdır ve hata payı yüksektir.
Kurduğumuz sistem bu döngünün her adımını tek bir panelde tutuyor. Satış, kiralama, nakliye ve depolama kayıtları aynı yerde duruyor; stok hareketleri de ayrı bir deftere bağlı kalmıyor. Lokal ortamda çalışması, depo ve ofis işleyişinin günlük akışına uygun bir çözüm sağladı. Raporlama tarafı ise firmanın envanter ve sevkiyat durumunu bir bakışta görmesine yardımcı oluyor.
Pratikte her tüp bir kayıtla temsil ediliyor; çıkış, teslim ve iade hareketleri bu kayda işleniyor. Böylece bir tüpün şu anda depoda mı, yolda mı yoksa müşteride mi olduğu sorusunun cevabı aynı panelden okunabiliyor. Kiralama ve nakliye kayıtları da aynı yapıda tutulduğu için, hangi müşteride ne kadar tüpün bulunduğu defterler arasında aranmak yerine doğrudan görülebiliyor.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Sistem, özel olarak yazılmış bir PHP uygulamasıdır.
Kullanım süreci
Sistem 01.2004 tarihinden beri, yani 21 yılı aşkın süredir aktif kullanımda.
Neden önemli: Sınai gaz işinde tüpler değerli ve geri dönmesi gereken varlıklardır. Kaybolan ya da yerini bilmediğiniz her tüp doğrudan maliyet demektir. Envanterin güncel ve tek yerde izlenebilir olması, hem müşteriyle yapılan hesabın doğruluğunu hem de depo ile sevkiyatın planlanmasını kolaylaştırır. Sistemin yirmi yılı aşkın süredir kullanılması da bu düzenin işe yaradığını gösteriyor.