Başlangıçtaki durum
Baharat üreticisi olan müşteri, hazır paket bir e-ticaret yazılımı kullanıyordu. Hazır paketin sınırları nedeniyle firmanın istediği özel düzenlemeler yapılamıyordu. Sipariş ve stok süreçleri de bu yüzden dağınık kanallardan yönetiliyordu. Firmanın işine uyan, kendi ihtiyaçlarına göre şekillenen bir sisteme ihtiyacı vardı.
Sipariş sayısı büyüdükçe paketin sınırları daha çok hissedilir. Muhasebe ve kargo gibi dış sistemlerle veri alışverişi yapılamadığında aynı bilgi birkaç kez elle girilir; bu da hem zaman kaybı hem de hata riski doğurur.
Ne kurduk
PHP ile özel bir e-ticaret sistemi geliştirdik. Eski sistemdeki bütün sipariş, ürün, cari ve kullanıcı bilgilerini yeni sisteme aktardık. Böylece firma, mevcut müşteri ve sipariş geçmişini kaybetmeden yeni yapıya geçti. Sipariş yönetimi tek bir akış altında toplandı; özel düzenleme ihtiyaçları artık sistemin içinde karşılanabiliyordu.
Hazır paket e-ticaret çözümlerinin sınırı, genellikle özel ihtiyaç ortaya çıktığında görünür. Ürün sayfası düzeni, sipariş adımları, kampanya kuralları ya da muhasebe ile veri alışverişi gibi konularda yazılımın izin vermediği her şey bir kısıta dönüşür. Bu müşteri için de durum buydu: istenen özel düzenlemeler paket içinde yapılamıyordu.
Geçişin en dikkat isteyen kısmı veri aktarımıydı. Siparişlerin, ürünlerin, carilerin ve kullanıcıların kaybolmadan yeni sisteme taşınması gerekiyordu. Muhasebe entegrasyonu, siparişlerle ilgili bilgilerin firmanın muhasebe yazılımıyla aynı kaynaktan ilerlemesini sağladı; UPS entegrasyonu ise gönderi sürecini siparişle aynı akışa bağladı.
Özel sistemin getirdiği bir diğer avantaj, ürün ve içerik yapısının arama motorlarına uygun kurulabilmesiydi.
Muhasebe ve kargo bağlantıları kurulduktan sonra bir sipariş verildiğinde, cari bilgisi ve gönderi süreci aynı kayıt üzerinden ilerleyebildi. Bu da siparişi bir yerden, faturayı başka yerden, kargo bilgisini üçüncü bir yerden girme ihtiyacını azalttı. Firma, yeni bir kampanya ya da ürün düzeni istediğinde bunu kendi sisteminde uygulayabiliyordu.
Sonuç ve kullanım
İki yıl içinde sipariş sayıları 50 kat arttı. SEO performansı da çok yükseldi.
Sistem 05.2012 tarihinde devreye alındı, 7 yıl kullanıldı ve ardından devredildi.
Neden önemli: Gıda ve baharat gibi tekrar eden siparişlerin yoğun olduğu bir alanda, sipariş ve stok kayıtlarının ayrı ayrı tutulması hata riskini artırır. Sipariş, muhasebe ve kargonun tek akışta birleşmesi, büyüyen sipariş hacminin manuel iş yüküne dönüşmesini engelledi. Ürün ve içeriğin arama motorlarına uygun kurulması ise firmanın yeni müşterilere ulaşmasında etkili oldu.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Sistem özel PHP ile yazıldı. Muhasebe tarafında Güneş muhasebe sistemiyle entegrasyon sağladık. Kargo tarafında UPS kargo entegrasyonu kuruldu.