Başlangıçtaki durum
Baharat üreticisi olan müşterinin 10 binden fazla üyesine toplu e-posta bildirimi yapması gerekiyordu. Üye sayısı arttıkça iletişim süreçlerini elle yürütmek zorlaşıyordu. Toplu gönderimlerde asıl risk, e-postaların spam klasörüne düşmesiydi. Bu durumda gönderilen bültenler üyelere hiç ulaşmayabilirdi.
Elle ya da hazır araçlarla yapılan gönderimlerde liste büyüdükçe takip zorlaşır. Hangi üyeye ne gönderildiğini bilmek, bültenin hazırlanması kadar iş yaratır. Üyeye ulaşamayan bir bülten ise tanıtım emeğini boşa çıkarır.
Ne kurduk
PHP ile özel bir e-bülten sistemi yazdık. Sistem, üyelere toplu halde değil, her birine tekil e-posta gönderecek biçimde çalışıyor. Toplu e-posta ve bildirim akışı bu sistem üzerinden otomatik olarak yönetildi. Hazır bir araç kullanmak yerine ihtiyaca göre özel bir yapı geliştirmeyi tercih ettik.
Genel olarak, her alıcıya ayrı ve kişiselleştirilebilir mesaj göndermek, tek bir toplu gönderime göre teslim edilebilirlik açısından daha sağlıklı bir yöntemdir.
Toplu e-posta gönderiminde en sık karşılaşılan sorun, gönderimin tek bir büyük paket halinde yapılması ve alıcı tarafındaki filtrelerin bunu spam olarak algılamasıdır. Birkaç bin adrese aynı anda gitmiş benzer bir mesaj, çoğu zaman gelen kutusuna ulaşamaz. Üye listesi 10 binin üzerine çıktığında bu risk daha da önemli hale gelir.
Bu nedenle sistemi, mesajları sıraya alıp her üyeye ayrı bir e-posta olarak gönderecek şekilde kurguladık. Gönderim akışı otomatik yönetildiği için bülten hazırlayan kişinin tek tek adres girmesi ya da listeyi bölmesi gerekmedi. Üye listesi ve bildirim akışı aynı sistemde tutuldu. Bu çalışma, genel olarak toplu iletişimde teslim edilebilirliğin hazır bir araca değil, gönderimin nasıl yapıldığına bağlı olduğunu gösteren iyi bir örnek oldu.
Bülten hazırlayan kişi içeriği bir kez oluşturuyor, gönderim sistem tarafından üye listesine göre sırayla yürütülüyordu. Mesajların alıcıya tekil olarak gitmesi, adres hitabı gibi kişiye özel alanların kullanılmasına da imkan verdi. Bu tür bir akış, sistemin işini gönderim sırasında tek tek müdahale gerektirmeden bitirmesini sağlıyordu.
Sonuç ve kullanım
Hiçbir e-posta spam klasörüne düşmedi. Sistem baştan sona sorunsuz çalışan bir e-bülten altyapısı olarak kullanıldı.
Sistem 02.2013 tarihinde devreye alındı, 5 yıl kullanıldı ve ardından devredildi.
Neden önemli: Gıda gibi tüketiciye dönük bir sektörde e-bülten, kampanya ve yeni ürünleri üyeye duyurmanın en doğrudan yoludur. Mesaj spam klasörüne düşerse emeğin karşılığı alınamaz. Gönderimi doğru kurgulamak, üye listesinin gerçekten ulaşılabilir bir iletişim kanalına dönüşmesini sağladı. Beş yıl boyunca sorunsuz çalışması da bu yaklaşımın doğru olduğunu gösterdi.