Başlangıçtaki durum
Kimya ve kozmetik sektöründeki firma ve ürün verilerinin merkezi olarak yönetilmesi mümkün olmuyordu. İKMİB için, üyelerinin kendi ürünlerini sisteme girip yönetebileceği, talep toplayabileceği, iletişim bilgilerini ve kataloğunu yayınlayabileceği bir yapı önerisinde bulunduk. Amaç, her firmanın kendi sayfasını kendisinin güncelleyebilmesiydi.
Merkezde toplanmayan veri, hem birliğin üyelerini tanıtmasını hem de yurt içi ve yurt dışı ilgilenenlerin firmalara ulaşmasını zorlaştırıyordu. Firmaların bilgisi farklı yerlerde ve farklı güncellik düzeylerinde duruyordu.
Ne kurduk
Turkish Cosmetics için özel bir portal yazılımı geliştirdik. Firmalar portal üzerinde kendi ürünlerini yönetebiliyor, katalog ve iletişim bilgilerini yayınlayabiliyor ve talep toplayabiliyor. Sistem sektör ve alt sektör kırılımına göre düzenlendi, böylece ziyaretçiler firmaları ve ürünleri kategoriye göre bulabiliyor. Kurumun duyuruları da aynı portalda yayınlandı. Sistemin kapsamında çok dilli yapı da yer aldı.
Genel olarak, sektör portallarında veriyi firmaların kendi girmesi, merkezi ekibin iş yükünü azaltır ve bilgilerin güncel kalmasına yardımcı olur.
Birlik gibi çok sayıda üyesi olan kurumlarda temel sorun, üye bilgisinin merkezde toplanmasının zorluğudur. Verileri tek tek elle girmek hem yavaştır hem de güncelliğini koruması güçtür. Bu yüzden portalı, firmaların kendi bilgilerini kendilerinin girip güncelleyebildiği bir modele göre kurduk.
Her firmanın portalda kendi alanı bulunuyor. Firma ürünlerini ekliyor, katalog ve iletişim bilgilerini yayınlıyor, kendisine gelen talepleri alıyor. Sektör ve alt sektör kırılımı, ziyaretçinin aradığı kategoriye göre firmaları ve ürünleri bulmasını sağlıyor. Kurumun duyuruları ayrı bir bölümde yayınlanıyor, böylece portal hem bir firma rehberi hem de kurumsal bilgilendirme alanı olarak çalışıyor.
Başlangıçta mevcut firma bilgilerinin hızla sisteme yüklenmesi gerekiyordu. Yaklaşık 3000 firmanın verisi bu aşamada sisteme aktarıldı. Portal, bu veri tabanıyla ilk günden dolu bir rehber olarak açıldı.
Firma kayıtları sektör ve alt sektöre bağlandığı için bir ziyaretçi önce geniş bir kategoriden başlayıp daraltarak ilgili firmaya ulaşabiliyor. Çok dilli yapı sayesinde yurt dışındaki alıcılar da aynı rehberi kendi dillerinde inceleyebiliyor. Her firmanın kendi yönetim alanı olduğundan, bir firmanın kendi bilgisini değiştirmesi diğer firmaların kayıtlarını etkilemiyor, merkezi ekip de bu bilgiler için ayrıca aracılık yapmak zorunda kalmıyordu.
Sonuç ve kullanım
Yaklaşık 3000 firmanın bilgisi sisteme hızlı bir şekilde yüklendi. Portal, bu veriyle birlikte yayına hazır hale geldi.
Portal 06.2013 tarihinde devreye alındı ve 13 yıldır aktif kullanımda.
Neden önemli: İhracata yönelik bir sektörde yabancı alıcı, Türk firmalarını ve ürünlerini tek bir güvenilir kaynakta görmek ister. Birliğin böyle bir portalı olması, üye firmaların görünürlüğünü artıran ortak bir vitrin sağlar. Verilerin firmalar tarafından güncellenebilmesi, portalın zamanla eskimesini de önler; bu yüzden sistem on üç yıldır aktif olarak kullanılıyor.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Sistem, özel olarak yazılmış bir içerik yönetim sistemi ve portal yazılımı üzerine kuruldu.