Başlangıçtaki durum
İBB iştiraki İSFALT’ın web sitesinin modernize edilmesi gerekiyordu. İçerik, duyuru ve sipariş süreçleri dağınık kanallardan yönetiliyordu. Kurum, belediye ekibinin kolayca kullanabileceği bir yönetim sistemine ve bunu destekleyen bir rol yapısına ihtiyaç duyuyordu.
Birden fazla kanaldan yönetilen içerik, güncel olmayan bilgiyi ve tutarsız duyuruları da beraberinde getirir. Üstelik teknik bilgisi sınırlı ekiplerin kullanabileceği bir yönetim ekranı yoksa her değişiklik bir dış kaynağa bağımlı kalır.
Ne kurduk
WordPress altyapısı üzerinde kurumsal bir site oluşturduk. Kurumun mevcut bütün bilgisini sisteme yükledik. Belediye ekibinin içerik ve duyuruları kendisinin yönetebilmesi için roller tanımladık. Bunun yanında kuruma özel sipariş formları ve sistemleri hazırlayıp çalışır hale getirdik. Mevcut veri yeni sisteme aktarıldı ve sistem, kurum içi ekip tarafından sürdürülebilir hale getirildi.
Genel olarak, kamu kurumlarında içerik yönetimi çoğu zaman birden fazla kişinin sorumluluğundadır. Rol sistemi, kimin neyi yayınlayabileceğini ve düzenleyebileceğini ayırarak düzenli bir çalışma sağlar.
Kamu kurumlarında web sitesi yenileme çalışması, tasarımdan çok içeriğin ve sorumlulukların düzenlenmesi işidir. Hangi birimin hangi sayfayı yöneteceği, duyuruyu kimin yayınlayacağı ve eski içeriğin nasıl taşınacağı baştan netleşmelidir. Bu çalışmada da rol yapısını, belediye ekibinin gündelik işleyişine uygun olacak biçimde tasarladık.
WordPress seçmemizin sebebi, kurum ekibinin yönetim ekranına hızla alışabilmesi ve içeriği kod bilgisi olmadan düzenleyebilmesiydi. Özel sipariş formları ise standart sayfaların ötesinde kuruma özgü talepleri toplamak için hazırlandı. Mevcut veriler yeni sisteme taşındıktan sonra kurum içi ekip sistemi kendi başına yürütebilir duruma geldi. Bu, çalışmanın temel hedefiydi: sistemin bir dış kişiye bağımlı olmadan sürdürülebilir olması.
Rol yapısında içerik hazırlayan, onaylayan ve yöneten kişiler ayrı yetkilerle çalışabildiği için bir duyurunun yayına çıkması düzenli bir yoldan ilerliyordu. Sipariş formları ise kurumun hizmetlerine özel alanlarla hazırlandı; gelen talepler dağınık kanallar yerine sistemde toplandı. Kurumun eski bilgilerinin taşınması sayesinde yeni site boş bir iskelet olarak değil, dolu bir yapı olarak açıldı.
Sonuç ve kullanım
Kurumun bütün bilgisi sisteme yüklendi, roller oluşturuldu ve özel sipariş formları çalışır duruma getirildi.
Çalışma 04.2013 tarihinde başladı. Sistem 5 yıl kullanıldı ve ardından devredildi.
Neden önemli: Belediye iştiraklerinde web sitesi vatandaş ve iş ortakları için resmi bilgi kaynağıdır; duyuruların güncel ve doğru olması kurumsal güveni etkiler. Yönetimin kurum ekibine devredilebilir olması, her güncelleme için dış desteğe ihtiyaç duyulmasını ortadan kaldırdı. Bu da sistemin kurum içinde sahiplenilmesini ve düzenli kullanılmasını kolaylaştırdı.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Sistem, WordPress içerik yönetimi üzerine kuruldu.