Başlangıçtaki durum
Adisa Danışmanlık, kurumsal firmalara yönelik performans değerlendirme anketlerini manuel yürütüyordu. Manuel anketlerle ilerleyen bu süreçte sonuçların toplanması ve raporlanması zahmetliydi. Asıl hedef, kurumsal firmalara sunulan bu anketin dijital bir ürün haline getirilmesiydi.
Danışmanlık işinde değeri belirleyen çoğunlukla toplanan veriden çıkarılan yorumdur. Veri toplama ve hesaplama ne kadar zahmetli olursa, danışmanın analize ayırabildiği zaman o kadar azalır.
Ne kurduk
PHP tabanlı bir 360° değerlendirme ve anket sistemi geliştirdik. Sistem; anket, değerlendirme ve raporlama modüllerini kapsıyor. İstatistik teknikleriyle çalışan özel formülleri sisteme uyguladık; sonuçlar bu formüllerle hesaplanıyor. Raporlama için özel bir yapı kurduk ve grafikler içeren özel raporlar üretilebilir hale geldi.
360° değerlendirme, bir çalışanın performansının yalnızca yöneticisi tarafından değil, iş arkadaşları, ekip üyeleri ve kendisi gibi birden çok kaynak tarafından değerlendirilmesi yöntemidir. Bu yöntemle toplanan veri hızla çoğalır. Her değerlendirilen kişi için çok sayıda değerlendirici ve her değerlendirici için çok sayıda soru bulunur. Kağıt üzerinde bu verinin toplanması, hesaplanması ve raporlanması hem yavaş hem de hataya açıktır.
Kurduğumuz sistem bu süreci baştan sona dijitalleştirdi. Anketler online dolduruluyor, cevaplar tabloda toplanıyor ve sonuçlar istatistik teknikleriyle hazırlanmış özel formüllerle hesaplanıyor. Genellikle böyle bir yapıda aynı formüller her kurumsal müşteri için aynı şekilde uygulandığından sonuçlar karşılaştırılabilir kalır. Raporlama kısmında, danışmanlık firmasının müşterilerine sunabileceği grafikli raporlar üretilebiliyor.
Veri hacmi bu çalışmada önemli bir mühendislik konusuydu. Sonuç tablosunun büyüklüğü nedeniyle sorguların ve hesaplamaların hızlı çalışması için sistemi dikkatle kurguladık. Sonunda rapor üretimi sorunsuz ve hızlı hale geldi.
Sonuç ve kullanım
200K boyutundaki anket sonuç tablosu çok hızlı bir şekilde sorunsuz çalışır hale getirildi. Grafikli özel raporlar sistem üzerinden oluşturulabildi. Danışmanlık firması için anket, böylece kağıt ve elle hesaplamaya dayanan bir süreçten dijital bir ürüne dönüştü; firma aynı altyapıyı farklı kurumsal müşterilerine sunabilir hale geldi.
Sistem 03.2014 tarihinde devreye alındı, 10 yıl kullanıldı ve ardından devredildi.
Bu altyapı sayesinde danışmanlık firması, her yeni kurumsal müşteri için anket sürecini baştan kurmak yerine aynı sistemi kullanıp sonuçları hızla raporlayabilir hale geldi. Anketin yanıtlanması, hesaplanması ve grafikli sunumu aynı yapı içinde ilerlediği için sonuçların elle taşınması sırasında oluşabilecek hatalar da azaldı.
Neden önemli
Performans değerlendirmesi gibi hassas bir konuda sonuçların güvenilir hesaplanması ve anlaşılır sunulması, danışmanlık hizmetinin kalitesini doğrudan etkiler. Dijital ürün haline gelen anket, tekrarlanabilir ve ölçeklenebilir bir hizmet sunmanın da yolunu açar.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Özel olarak yazılmış bir PHP yazılımı kullanıldı.