Başlangıçtaki durum
Nus Kuyumculuk toptan satış yapan bir kuyumculuk firması. Ürün çeşitliliği yüksek olduğu için, binlerce ürünün sipariş sisteminde yayınlanması gerekiyordu. Sipariş ve ürün yönetim süreçleri ise dağınık kanallardan yürütülüyordu. Bu hacimdeki ürünü elle takip etmek hem yavaş hem hataya açıktı.
Kuyumculuk toptan satışında ürün sayısı kadar ürün bilgisinin tutarlı yayınlanması da önemlidir. Aynı ürünün farklı kanallarda farklı bilgiyle görünmesi, bayi tarafında yanlış sipariş riskini artırır. Bu genel bir açıklamadır.
Ne kurduk
Kuyumculuk sektörünün çalışma biçimine göre özel olarak geliştirilmiş bir PHP sistemi kurduk. B2B sipariş yönetimi, ürün katalog akışı ve mobil uygulama entegrasyonu tek bir sistem üzerinde birleşti. Binlerce ürünün katalogda yayınlanması ve siparişlerin aynı yapı üzerinden alınması böylece mümkün oldu. Ürün bilgisinin girildiği yer ile siparişin alındığı yer ayrı kanallar olmaktan çıktı.
Katalog, sipariş ve mobil uygulama aynı sistemden beslendiği için ürün bilgisi bir kez girilip her yerde kullanılabiliyor. Bir ürünün bilgisi değiştiğinde bu değişiklik web tarafında da mobil uygulamada da aynı kaynaktan görünüyor; bayinin farklı yerlerde farklı bilgi görme ihtimali azalıyor. Bu, binlerce ürünün yönetimini sürdürülebilir kılan temel tasarım kararıydı.
Mobil uygulama, bayilerin masa başında olmadığı durumlarda da kataloğa bakmasına ve sipariş sürecine ulaşmasına imkan veriyor. Sipariş bilgisi sonuçta aynı sisteme düştüğü için firmanın tarafında ayrıca birleştirme işi gerekmiyor.
Sipariş tarafında da benzer bir sadeleşme söz konusu. Dağınık kanallardan gelen istekleri tek tek toparlamak yerine, siparişler doğrudan sistem içinde oluşuyor ve firma bunları tek bir yerden görüp işleme alabiliyor. Bu, ürün hacmi yüksek bir toptan işte hata ihtimalini azaltan ve bayiyle iletişimi kolaylaştıran bir düzen sağlıyor.
Kullanım durumu
Sistem 01.2014 tarihinde devreye alındı ve 11 yılı aşkın süredir aktif olarak kullanılıyor. Bu uzun kullanım süresi, sistemin firmanın günlük işleyişine yerleştiğini gösteriyor. Bu proje için ayrıca paylaşılabilecek bir sayısal sonuç bulunmuyor; bu yüzden rakam vermiyoruz.
Neden önemli
Binlerce ürünlü bir toptan kataloğunda, ürün bilgisinin tek kaynaktan yönetilmesi hem yeni ürün eklemeyi hem de mevcut bilgiyi güncellemeyi kolaylaştırır. Yıllar içinde ürün çeşidi büyüse bile düzenin dağılmaması, bu tür merkezi bir yapının en pratik getirisidir.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Sistem, firmamızın kuyumculuk sektörü için geliştirdiği özel PHP ürününe dayanıyor. Mobil uygulama bu sistemle entegre çalışıyor. Hazır bir e-ticaret paketi kullanılmadı; katalog ve sipariş akışı sektörün ihtiyaçlarına göre şekillendirildi.
Özel geliştirme olması, katalog yapısının ve sipariş akışının firmanın çalışma şekline göre kurulmasına imkan verdi. Kullanım süresinin uzunluğu nedeniyle sistem, yıllar içinde değişen ihtiyaçlara göre de güncellenebilir bir yapıda tutuldu.