Başlangıçtaki durum
Dersan Makina’da sipariş takibi, müşteri kayıtları, envanter ve satış temsilcisi performans verileri dağınık şekilde yönetiliyordu. Müşteri ziyaret kayıtları alınmıyor, teklif yönetimi yapılmıyordu. Saha ekiplerinin faaliyetleri izlenemiyor ve ziyaret rotaları oluşturulamıyordu. Yani satışın en önemli kısmı olan saha çalışması kayıt altında değildi.
Saha satışında ziyaret kaydı tutulmadığında müşteriyle geçmişte ne konuşulduğu, hangi teklifin verildiği ve bir sonraki adımın ne olduğu kişilerin hafızasında kalır. Bu durum temsilci değiştiğinde bilgi kaybına yol açar. Bu genel bir tespittir.
Ne kurduk
Tam kapsamlı çalışan bir CRM geliştirdik. Sipariş takibi, stok yönetimi, müşteri kayıtları, teklif yönetimi, raporlama ve satış temsilcisi prim hesaplama süreçleri tek panelde toplandı. Müşteri ziyaretleri kayıt altına alınıyor, saha ekiplerinin faaliyetleri ve ziyaret rotaları sistem üzerinden planlanıp izlenebiliyor. Temsilci performans verileri aynı yapıda tutulduğu için prim hesabı da bu verilerden yapılıyor.
Teklif yönetimi, ziyaret kaydı ve sipariş aynı müşteri kaydı altında birleştiği için bir müşteriyle ilgili geçmiş tek ekrandan izlenebiliyor. Prim hesaplama da aynı veriye dayandığı için temsilci performansı ve hak edişler ayrı bir tablo hazırlamadan görülebiliyor.
Günlük akışta temsilci, ziyaretini ve verdiği teklifi müşterinin kaydına işliyor; teklif onaylandığında bu bilgi siparişe, sipariş de stok hareketine bağlanıyor. Böylece bir kalemin teklifi, siparişi ve stoktaki durumu aynı zincirde izlenebiliyor. Yönetici ise ziyaret planlarını ve saha faaliyetlerini panelden görerek ekibin nerede ne yaptığını takip edebiliyor.
Sonuç ve kullanım
Sistem çok verimli çalışmaya başladı ve ticari süreç dijitalleştirildi. Kayıtlar tek yerde toplandığı için sipariş, stok ve müşteri bilgisi arasında geçiş yapmak kolaylaştı. Sistem 12.2017 tarihinde devreye alındı, 5 yıl kullanıldı ve ardından firmaya devredildi.
Ticari sürecin dijitalleşmesi, yalnızca kayıt tutmayı değil, teklifin, ziyaretin ve siparişin birbirine bağlı izlenmesini de kapsıyor. Bu da yönetime satış faaliyetini rakamlara dayanarak değerlendirme imkanı veriyor.
Raporlama tarafında da aynı veri kullanıldığı için yönetim, satış faaliyetini ayrı bir derleme yapmadan inceleyebiliyor. Hangi müşteriye ne zaman ulaşıldığı, hangi tekliflerin açık kaldığı ve siparişlerin hangi aşamada olduğu gibi sorular, farklı dosyalara bakmadan panelden yanıtlanabiliyor. Bu, saha ekibi için de planlamayı kolaylaştırıyor.
Neden önemli
Makina gibi proje ve teklif odaklı satış yapan sektörlerde müşteri ilişkisi uzun sürer ve birçok kişinin katkısıyla ilerler. Ziyaret, teklif ve sipariş bilgisinin kişilerden bağımsız olarak şirketin kendi kaydında durması, ekip değişse bile müşteri geçmişinin korunmasını sağlar.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Çözüm, PHP ile yazılmış, firmaya özel bir CRM sistemidir. Sistem Dersan Makina’nın sipariş, ziyaret ve prim süreçlerine göre geliştirildi.