Başlangıçtaki durum
Laborteks, laboratuvar malzemelerinin tedarik sürecinde çalışan bir firma. Bu süreçte referans eşleştirme ve talep yönetimi manuel yürütülüyordu. Ayrıca firma, herkesin her referansı bilmesini ve görmesini istemiyordu. Bir ürünün hangi referanslara sahip olduğunun yalnızca özel izin verilen kişilerce görülebilmesi gerekiyordu.
Bir tedarik firması için referans bilgisi ticari açıdan değerli olabilir. Hangi ürünün hangi referanslarla ilişkili olduğu bilgisi herkese açık olduğunda kolayca kopyalanabilir ya da yanlış kişilere ulaşabilir. Bu genel bir açıklamadır. Laboratuvar malzemelerinde ürün çeşidi geniş olduğu için, talep eden kişinin ihtiyacı olan ürünle doğru referansı eşleştirmek de ayrıca uzmanlık ve dikkat gerektirir.
Ne kurduk
Bir referans eşleştirme sistemi yazdık. Sistem, ürünlerin referanslarını tutuyor ve bunlara erişimi izin bazlı yönetiyor. Yetkisi olmayan bir kullanıcı ürünün referans bilgisini göremiyor; özel izni olan kullanıcı ise ilgili ürünün hangi referanslara sahip olduğunu görebiliyor. Referans eşleştirme, talep yönetimi ve ürün katalog akışı aynı sistemde toplandı.
Erişimin izin bazlı olması, bilgiyi tamamen kapatmadan yalnızca ihtiyacı olanlara açmayı sağladı. Talep yönetimi de aynı yapı içinde olduğundan gelen talepler ürünün referans bilgisiyle birlikte ele alınabiliyor.
Sistem bu sayede iki ihtiyacı birlikte karşılıyor. Katalog tarafı herkese açık bilgi sunarken, referans bilgisi yalnızca yetkili kullanıcıların erişebildiği ayrı bir katmanda kalıyor. Genellikle bu tür bir kurguda kullanıcının yetkisi, hangi bilginin ekranda görüneceğini belirler; aynı ürün sayfasına bakan iki kişi, izinlerine göre farklı ayrıntı görebilir. Böylece bilgiyi korumak için ayrı ayrı kopyalar tutmaya gerek kalmaz, tek kayıt yetkiye göre sunulur.
Talepler ürünle ilişkilendirilmiş olduğundan, bir talep geldiğinde ilgili ürünün referansları yetkili kişi tarafından hemen görülebiliyor. Bu da talep ile doğru ürün arasındaki eşleştirmeyi, dosyalar arasında arama yapmaya gerek bırakmadan hızlandırıyor.
Sonuç ve kullanım
Bu proje için paylaşılabilecek sayısal bir sonuç bulunmuyor. Referans bilgisi, yalnızca görmesi gereken kişilerle sınırlı kalıyor. Sistem 01.2017 tarihinden beri, 8 yılı aşkın süredir aktif olarak kullanılıyor.
Yetkilendirmenin sistem içinde tanımlı olması, firmanın hangi kullanıcıya hangi bilgiyi açacağına kendisinin karar verebilmesi anlamına geliyor. Yeni bir kullanıcı eklendiğinde ya da bir kullanıcının yetkisi değiştiğinde, bilgiye erişim de buna göre güncelleniyor; bilginin elden ele dolaşması gerekmiyor.
Neden önemli
Tedarik odaklı işlerde bilginin kimde olduğu, ticari avantajın bir parçasıdır. Erişimi yetkiye bağlayan bir sistem, firmanın bilgisini korurken satış ve talep sürecini de aksatmadan yürütmesine olanak tanır.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Sistem özel olarak geliştirilmiş bir PHP uygulamasıdır. Erişim izinleri, firmanın referans paylaşım kurallarına göre uygulama içinde tanımlandı.