Başlangıçtaki durum
Kuyumculuk sektöründe faaliyet gösteren firmanın kurumsal bir tanıtım sitesi yoktu. Firma hem ürünlerini bayilere tanıtmak hem de sipariş almak istiyordu. Bayi siparişleri o dönemde telefon ve mesaj trafiği üzerinden geliyordu ve kontrollü biçimde alınamıyordu.
Telefon ve mesajla gelen siparişlerde ürün kodu, adet ya da bayi bilgisi eksik ya da yanlış iletilebilir. Siparişin güncel stok ve bayinin cari durumuyla karşılaştırılması ise ayrıca bir iş yükü getirir. Bu genel bir tespittir. Siparişler farklı kişilerin telefonuna ya da mesaj kutusuna düştüğünde, hangisinin işleme alındığını ve hangisinin beklediğini görmek de zorlaşır.
Ne kurduk
Firmanın bütün ürünlerini tanıtabildiği ve bayilerden sipariş alabildiği bir B2B sipariş portalı kurduk. Bayi siparişleri tek panelde toplanıyor. Cari hesap ve stok bilgisi ERP ile eşleniyor ve sipariş doğrulama adımı standart hale getirildi. Böylece sipariş, telefonla iletilen bir not olmaktan çıkıp doğrulanmış bir kayda dönüştü.
Doğrulama adımının standart olması, her siparişin aynı kontrolden geçmesi demektir. Ürün tanıtım tarafı da aynı portalda olduğu için bayi ürünü görür, sipariş verir ve süreç aynı kayıt üzerinden ilerler.
Pratikte bayi portalda ürünü seçip siparişi iletir; sistem siparişi stok durumu ve bayinin cari bilgisiyle birlikte değerlendirir. Eksik ya da tutarsız bir bilgi varsa sipariş işleme alınmadan önce fark edilir, doğrulanan sipariş ise firmanın panelinde sıraya girer. Böylece siparişi alan kişi, ürün kodunu ve adedi tekrar sormak ya da stoku ayrıca kontrol etmek zorunda kalmaz.
Kurumsal tanıtım sitesinin olmaması, firmanın bayilere kendini ve ürünlerini yalnızca kişisel temaslarla anlatabilmesi demekti. Portal, ürün tanıtımını ve sipariş almayı tek çatı altında topladığı için firma hem görünür hale geldi hem de bayilerle çalışma biçimini ortak bir düzene oturttu. Yeni bir bayinin aynı yapıya dahil edilmesi de böylece kolaylaşıyor.
Sonuç ve kullanım
Bu proje için paylaşılabilecek sayısal bir sonuç bulunmuyor. Firma, ürünlerini bayilere tek bir yerden gösterebiliyor ve siparişleri aynı yerden alabiliyor. Portal 03.2018 tarihinden beri, 7 yılı aşkın süredir aktif olarak kullanılıyor.
Neden önemli
Bayi ağıyla çalışan kuyumculuk firmalarında sipariş, değeri yüksek ve ayrıntıya duyarlı bir iştir. Siparişin baştan doğrulanması ve kayda dayalı ilerlemesi, hata ve geri dönüş ihtimalini azaltır; ayrıca firmanın bayilerine kurumsal bir görünümle hizmet vermesini sağlar.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Portal özel geliştirilmiş bir PHP sistemidir. Cari ve stok verisi ERP ile eşlenmektedir.
ERP eşlemesi, portaldaki cari ve stok bilgisinin ayrı bir yerde elle tutulmasını gereksiz kıldı. Bayi siparişi sistemde alınırken bu bilgilere bakılarak doğrulanıyor.