Başlangıçtaki durum
Bir üretim firmasında bayilerden gelen siparişlerin ERP’ye manuel girilmesi, operasyonel yavaşlamaya neden oluyordu. Aynı bilginin hem portalda hem ERP’de ayrı ayrı tutulması, siparişin hangi aşamada olduğunu takip etmeyi de zorlaştırıyordu.
Siparişin elle yeniden girilmesi hem zaman alır hem de yazım hatası riskini artırır. Bayi sayısı arttıkça bu yük büyür ve operasyon ekibi asıl işi yerine veri girişiyle meşgul olur. Üretim firmalarında ERP genellikle stok, üretim ve sevkiyatın asıl kaynağıdır; bayi portalı ise bayinin sipariş verdiği yüzeydir. İkisi birbirinden kopuk çalıştığında bayi siparişinin akıbetini sormak için telefona sarılır, operasyon ekibi de aynı bilgiyi iki yerde güncellemek zorunda kalır. Bu genel bir açıklamadır; müşteriye özgü rakam içermez.
Ne kurduk
Portal ile ERP arasına bir ara entegrasyon katmanı kurduk. Bu katman sayesinde sipariş, stok ve sevk durumu tek veri hattında izlenir hale geldi. Siparişlerin ERP’ye elle girilmesi ihtiyacı azaldı ve operasyon raporlaması tek yerde toplandı.
Genel olarak bir ERP entegrasyon katmanı, portal ile ERP arasındaki veri alışverişini düzenleyen ayrı bir yazılım parçasıdır. Portaldan gelen sipariş ERP’nin anlayacağı biçime çevrilir; stok ve sevk gibi ERP’deki güncel bilgiler de portala geri aktarılır. Bu paragraf genel bir açıklamadır ve bu müşteriye özgü bir teknik ayrıntı anlatmaz.
Böyle bir yapıda bayi, verdiği siparişin hangi aşamada olduğunu portaldan görebilir; operasyon ekibi ise ERP’deki kayıtla portaldaki kaydın aynı olduğundan emin olur. Tek veri hattı, raporların da aynı kaynaktan üretilmesini sağlar. Böylece farklı ekiplerin farklı tablolarla aynı toplantıya girmesi gibi durumların önüne geçilir.
Kullanım durumu
Sistem 11.2019 tarihinde devreye alındı ve 5 yılı aşkın süredir aktif olarak kullanılıyor. Operasyon raporlaması, sipariş ve stok verilerinin aynı hat üzerinden toplanmasıyla merkezileşti.
Aktif kullanım süresi, entegrasyon katmanının günlük operasyonda yer aldığını gösteriyor.
Entegrasyon katmanının varlığı, portal ve ERP’nin birbirinden bağımsız geliştirilip güncellenebilmesi anlamına da gelir. Bir tarafta yapılan değişiklik, aradaki katman uyarlandığı sürece diğer tarafı etkilemez.
Neden önemli
Bayi ağıyla çalışan üretim firmalarında hız ve doğruluk birlikte aranır. Siparişin sisteme tek seferde girmesi, stok bilgisinin güncel kalması ve sevk durumunun görünür olması hem bayi memnuniyetini hem de iç operasyonun düzenini destekler. ERP’yi değiştirmeden ona bağlanan bir katman, mevcut yatırımı koruyarak bu faydayı sağlamanın makul yollarından biridir.