Başlangıçtaki durum
ABC Sağlık, medikal tekstil ürünlerinin toptan satışını yapan bir firma. Sipariş süreçleri manuel ilerliyordu. Daha önce hazırlanan yapılar sağlıklı çalışmıyordu ve firmanın sistemleriyle entegre değildi. Stok ve sipariş akışı dağınık yönetildiği için bilgilerin güvenilirliği de düşüktü.
Medikal tekstil gibi çok kalemli ürün gruplarında stok bilgisinin doğruluğu, siparişin güvenilirliğini belirler. Bilgiler elle tutulduğunda ya da entegrasyon düzgün çalışmadığında ERP ile site arasında fark oluşur. Toptan alıcı da sipariş verdiği ürünün gerçekten stokta olup olmadığından emin olmak ister. Bu genel bir açıklamadır.
Ne kurduk
Logo ERP ile entegre çalışan bir B2B sipariş sistemi kurduk. Kuruluma başlarken önce envanter verisini temizledik; ERP ile eşleşen bir sistemin doğru çalışması için ürün ve stok verisinin düzenli olması gerekir. Ardından sipariş yönetimini ERP entegrasyonuyla merkezileştirdik ve stok ile sipariş akışını tek panelde topladık. Mobil ve saha uygulamaları da hazırladık.
Envanter verisinin temizlenmesi entegrasyonun temelini oluşturdu; çünkü yanlış ya da tekrarlı ürün kaydı, ERP ile senkronizasyonda sorun çıkarır. Sistem artık siparişi ve stoğu tek panelde gösteriyor, kargo ve ödeme adımları da bu akışın içinde yer alıyor.
Pratikte bu, bir siparişin ERP’de ayrıca yeniden yazılmasına gerek kalmadan ilerlemesi anlamına gelir. Saha tarafında çalışanlar da mobil uygulama üzerinden aynı ürün ve stok bilgisine ulaşabilir; böylece ofisteki ve sahadaki ekip aynı veriye bakar.
Sonuç
Sorunsuz çalışan bir sistem ortaya çıktı. Sipariş süreçleri manuel ilerleyen bir yapıdan, ERP ile bağlantılı bir akışa taşındı. Sistem 05.2020 tarihinde devreye alındı, 3 yıl kullanıldı ve ardından firmaya devredildi.
Neden önemli
Medikal alanda çalışan bir toptancı için doğru ürün, doğru stok ve zamanında sevkiyat güvenin parçasıdır. Sipariş, stok ve ERP kaydının aynı hat üzerinden ilerlemesi hem hata riskini azaltır hem de ekibin zamanını veri girişi yerine müşteriyle ilgilenmeye ayırmasına imkan verir.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Altyapı özel geliştirilmiş bir PHP sistemidir. Logo ERP entegrasyonunun yanında kargo entegrasyonu ve ödeme sistemleri entegrasyonu yapıldı. Mobil ve saha uygulamaları aynı sistemle çalışıyor.
Entegrasyonların birlikte çalışması, siparişin alınmasından ödemeye ve kargoya kadar olan adımların tek bir akışta ilerlemesini sağladı. Önceki girişimlerin sağlıklı çalışmamasının nedeni, sistemin ERP ile bağlantılı kurulmamasıydı; bu projede önce veriyi temizleyip ardından entegrasyonu kurmayı tercih ettik.