Başlangıçtaki durum
Tuna Vida, özel civata üretimi yapan bir firma. Bu tür üretimde ürün verileri hem çok sayıda hem de teknik açıdan ayrıntılıdır. Firmada ürün verileri ve sipariş süreçleri dağınık şekilde yönetiliyordu; ürün bilgisi ile teknik dokümanların siparişle birlikte tek yerden izlenmesi zordu.
Özel üretimde her ürünün ölçü, malzeme ve standart gibi teknik özellikleri ayrı bir önem taşır. Bu bilgiler dağınık tutulduğunda teklif ve sipariş aşamasında tekrar tekrar aranır. Çizim, standart belgesi ve ürün listesi farklı dosyalarda durduğunda doğru ve güncel olanı bulmak zaman alır, yanlış sürümle çalışma riski de doğar. Bu genel bir açıklamadır.
Ne kurduk
Ürün katalog yapısı, teknik dokümantasyon ve sipariş akışını tek panelde merkezileştirdik. Ürün verileri ve teknik dokümanlar bu yapı içinde tutuluyor, siparişler de aynı panelden izleniyor. Ayrıca ihracat odaklı veri yönetimini sisteme dahil ettik.
Genel olarak ihracata dönük bir ürün veri yönetimi, ürün adı, ölçü ve teknik özellik gibi bilgilerin yurt dışındaki alıcılara düzenli ve tutarlı biçimde sunulmasını amaçlar. Bu paragraf genel bir açıklamadır ve bu müşteriye özgü bir teknik ayrıntı anlatmaz.
Tek panelde toplanan yapı sayesinde ürün bilgisi, teknik doküman ve sipariş aynı kayıtla ilişkilendirilebiliyor. İhracat odaklı veri yönetimi, bu bilginin yurt dışına yönelik kullanımını kolaylaştırmak için ele alındı.
Böyle bir panelde bir ürünün bilgisi genellikle bir kez girilir; katalogda, teknik dokümanda ve siparişte aynı kayıt kullanılır. Ürün bilgisi güncellendiğinde değişiklik her yerde aynı anda geçerli olur ve ekip aynı bilgiyi birden çok dosyada düzeltmek zorunda kalmaz.
Kullanım durumu
Sistem 01.2020 tarihinden beri, 5 yılı aşkın süredir aktif olarak kullanılıyor.
Ürün katalog yapısı, teknik dokümantasyon ve sipariş akışı aynı panelde durduğu için bir ürünle ilgili bilgi arandığında farklı dosyalara bakmak gerekmiyor. Sistem 5 yılı aşkın süredir kullanıldığından, firmanın günlük işleyişinin bir parçası haline geldi. Bu proje için paylaşılabilecek sayısal bir sonuç bulunmuyor.
Neden önemli
Bağlantı elemanı gibi teknik ürünlerde alıcı, aradığı ölçü ve standardı hızlı bulamazsa teklif aşamasına bile geçmeyebilir. Ürün verisinin düzenli tutulması hem teklif hazırlamayı hem de yurt dışındaki alıcılarla yazışmayı kolaylaştırır; firmanın ürün bilgisi de kişilere değil sisteme bağlı kalır.