Başlangıçtaki durum
Bu çalışma bir kamu kurumu için yürütüldü. Kurumun farklı birimleri kendi içeriklerini ve kullanıcılarını ayrı ayrı yönetiyordu. Her birim kendi yayın düzenini ayrı kurmak zorunda kaldığı için ortak bir standart yoktu; içerik ve kullanıcı yönetimi birimden birime farklı işliyordu.
Kurumlarda bu durum genellikle zamanla biriken bir sorundur. Her birim kendi ihtiyacına göre bir site ya da yönetim yöntemi kurar; sonuçta farklı görünüm, farklı kullanıcı kuralı ve farklı bakım yükü ortaya çıkar. Bir güvenlik ya da kullanıcı yetkisi düzenlemesi gerektiğinde ise aynı işi her yerde ayrı ayrı yapmak gerekir.
Ne kurduk
Tüm birimlerin aynı teknik omurga üzerinde çalıştığı çok kurumlu bir portal altyapısı kurduk. Her birim kendi içeriğini ve kendi kullanıcılarını bu omurga içinde ayrı olarak yönetebiliyordu. Yani ortak bir altyapı vardı ama birimlerin yayın alanları birbirinden ayrı tutuldu.
Yetki katmanını merkezi bıraktık. Hangi kullanıcının hangi birimde ne yapabileceği tek noktadan belirleniyordu. Genel olarak çok kurumlu bir portalda bu yaklaşımın amacı, her birime bağımsız çalışma alanı verirken erişim kurallarının dağılmasını ve denetimsiz çoğalmasını önlemektir.
Çok kurumlu bir portalda asıl zorluk, her birimin bağımsız çalışırken ortak kuralların bozulmamasıdır. Birimler kendi içeriğini kendi hızında yayınlamak ister; kurum ise kullanıcı hesaplarının ve yetkilerin tek bir düzen içinde kalmasını bekler. Ortak omurga bu iki beklentiyi birlikte karşılamak için seçilen yapıdır: altyapı bir kez kurulur, bakımı bir yerde yapılır, birimler ise kendi alanlarında içerik girer. Yeni bir birimin sisteme eklenmesi de sıfırdan bir site kurmak yerine mevcut yapıya yeni bir alan tanımlamak anlamına gelir.
Devir aşamasında amacımız, kurum içi ekibin sistemi bizden bağımsız kullanabilmesiydi. Yayın süreçlerini bu ekibe bıraktık.
Sonuç ve devir
Sistem 2 yıl boyunca kullanıldı. Yayın süreçlerini kurum içi ekibe devrettik ve süreç bu şekilde tamamlandı. Devirle birlikte içerik yayınlama ve kullanıcı yönetimi kurumun kendi ekibinin sorumluluğuna geçti.
Neden önemli
Kamuda birden çok birimin ortak bir yapıdan yararlanması, hem tutarlı bir kurumsal görünüm hem de daha kolay denetim sağlar. Yetkilerin merkezde tutulması kimin neyi yayınlayabildiğini görünür kılar; yayın sürecinin kurum ekibine devredilmesi ise sistemin dış bağımlılık olmadan sürdürülebilmesine yardımcı olur.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Bu iş için paylaşılabilir teknik ayrıntıyı ayrıca belirtmiyoruz. Projenin özü, ortak bir teknik omurga, birim bazlı içerik ve kullanıcı yönetimi ve merkezi bir yetki katmanıdır. Kamu projesi olduğu için bunun ötesinde kurum veya sistem ayrıntısı paylaşmıyoruz.