Başlangıçtaki durum
Sağlık sektöründe faaliyet gösteren bir firmanın saha ekipleri ürün ziyaretleri yapıyor, ziyaret notları alıyor ve sipariş topluyordu. Ancak bu notlar ve sipariş kayıtları merkeze düzenli biçimde aktarılamıyordu. Sahada oluşan bilgi, merkezdeki ekibin görebileceği bir yerde toplanmıyordu.
Ne kurduk
Saha ekiplerinin ürün ziyaretini, notlarını ve siparişlerini mobil cihazdan girebildiği bir ziyaret ve sipariş yönetim sistemi kurduk. Kayıtlar bu uygulama üzerinden toplanıp merkez sisteme taşınıyor.
Sahada çalışan ekiplerin her zaman internet bağlantısı olmayabilir. Bu yüzden çevrimdışı çalışmayı sistemin parçası yaptık. Bağlantı olmadığında girilen kayıtlar cihazda tutuluyor, bağlantı geldiğinde merkez sisteme otomatik olarak senkronize ediliyor. Genel olarak bu tür bir yapıda amaç, kullanıcının kayıt girmek için bağlantı beklememesi ve verinin sonradan elle taşınmasına gerek kalmamasıdır.
Saha satış ve ziyaret uygulamalarında en sık karşılaşılan sorun, verinin sahada tutulup merkeze geç ulaşmasıdır. Not defterleri, mesajlar ve tablolar üzerinden ilerleyen bir düzende merkez, siparişi ancak biri aktardığında görür; ziyaret notları ise çoğu zaman hiç aktarılmaz. Mobil bir sistemde kayıt, ziyaret sırasında girilir ve doğrudan merkezin göreceği yere gider.
Çevrimdışı çalışma bu nedenle ek bir özellik değil, saha kullanımının gereğidir. Bodrum katlarda, depolarda veya zayıf sinyalli bölgelerde çalışan bir ekip, bağlantı yok diye kayıt girmeyi erteliyorsa sistem fiilen kullanılmıyor demektir. Kayıtların cihazda saklanıp bağlantı geldiğinde otomatik gönderilmesi, bu erteleme riskini ortadan kaldırmak için tasarlandı.
Kullanım durumu
Sistem 3 yılı aşkın süredir aktif olarak kullanılıyor. Ziyaret notları ve sipariş kayıtları artık mobil cihazdan girilip merkeze aktarıldığı için merkezdeki ekip aynı kayıtlar üzerinden çalışıyor.
Merkezdeki ekip, hangi ziyaretin yapıldığını ve hangi siparişin alındığını sahadaki kişiye tekrar sormadan görebilir. Ziyaret notları kayıt altında kaldığı için bir müşteriyle yapılan önceki görüşme, sonraki ziyarette de bilinir ve ekip değişse bile bilgi kişide kalmaz.
Neden önemli
Sağlık alanında ziyaret ve sipariş takibi, müşteriye zamanında ve doğru dönmeyi gerektirir. Sahadan gelen bilginin merkeze gecikmeden ulaşması, satış ve lojistik ekiplerinin aynı bilgiyle planlama yapmasına yardımcı olur.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Bu iş için paylaşılabilir ayrıntı, mobil cihazdan veri toplama ve çevrimdışı kayıtların otomatik senkronizasyonudur. Müşteri bilgisini korumak amacıyla bunun ötesinde teknik veya kurumsal ayrıntı vermiyoruz.