Başlangıçtaki durum
Optik Dünyası’nda lens ve sarf malzeme siparişleri ile göz numarası bazlı varyasyon yönetimi dağınık şekilde yürütülüyordu. Lens siparişinde sağ ve sol göz için farklı değerler gerekebildiği için, standart bir ürün sepeti bu işi karşılamıyordu. Değerlerin telefonla, mesajla ya da serbest notla iletildiği bir düzende eksik veya yanlış okunmuş bir numara, yanlış ürünün hazırlanması anlamına gelebilir.
Ne kurduk
B2B sipariş yönetimini ERP entegrasyonuyla merkezileştirdik. Sistemin en ayırıcı parçası, sağ ve sol göz numarasına göre aynı siparişte özel varyasyon oluşturma akışıdır. Müşteri tek siparişte her iki göz için ayrı değer girebiliyor ve bunlar siparişin içinde ayrı kalemler olarak tutuluyor.
Genel olarak ürün varyasyonu, aynı ürünün renk veya beden gibi seçenekler yerine müşteriye özgü değerlerle sipariş edilebilmesi demektir. Burada seçenek, göz numarasıdır.
Optik sektöründe lens siparişi, standart ürün siparişinden farklıdır. Aynı lens modeli için sağ ve sol gözün numarası, silindir veya eksen gibi değerler farklı olabilir. Bunların hepsini serbest not alanına yazdırmak hata riskini artırır ve ERP tarafında işlenmesini zorlaştırır. Bu yüzden değerleri sipariş içinde yapılandırılmış alanlar olarak ele almak gerekir.
Bu projede sağ ve sol göz için aynı siparişte özel varyasyon oluşturma akışını kurduk. Müşteri bir kez ürünü seçiyor, sonra her göz için gerekli değeri giriyor. Sipariş, ERP entegrasyonu üzerinden Logo tarafına taşınıyor; böylece sipariş yönetimi ile ERP kayıtları aynı akışın parçası oluyor. Depo ve cari tarafı da aynı kayıtlardan beslendiği için siparişi hazırlayan kişi, değerleri yeniden yazmadan işleme geçebiliyor.
Ödeme ve kargo sistemlerinin entegrasyonu da sipariş akışına bağlandı. Sipariş verme, ödeme ve gönderi adımları böylece ayrı ayrı yürütülmek yerine tek bir süreçte ilerliyor.
Neden önemli
Optik sektöründe ürün kişiye özel değerlerle geldiği için sipariş hatasının maliyeti yüksektir; yanlış hazırlanan bir lens hem zaman hem müşteri güveni kaybettirir. Değerlerin yapılandırılmış alanlarda tutulması, sipariş ile depo arasındaki yorumlama ihtiyacını azaltır ve hata ihtimalini düşürür.
Sipariş akışının yapılandırılmış olması, ilerleyen dönemde de hangi müşterinin hangi değerlerle sipariş verdiğini geriye dönük görmeyi kolaylaştırır. Tekrar eden siparişlerde bu kayıtlar yeniden girişi azaltabilir ve işlemleri hızlandırır.
Kullanım durumu
Sistem 1 yıl aktif olarak kullanıldı. Proje sonrasında kullanım devam etmedi. Bu iş için yayımlayabileceğimiz sayısal bir sonuç bulunmuyor.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Sistem Logo ERP ile entegre çalışacak şekilde kuruldu. Ayrıca ödeme ve kargo sistemleriyle entegrasyonlar yapıldı.