Başlangıçtaki durum
Toptan dağıtım yapan bir firmada siparişler portala düşüyor, ancak ERP’de sipariş fişinin elle açılması gerekiyordu. Bu manuel adım operasyonu yavaşlatıyordu. Sipariş sayısı arttıkça, her siparişin tek tek ERP’ye işlenmesi hem zaman alıyor hem de bekleyen siparişlerin durumunu görmeyi zorlaştırıyordu. Aynı bilginin önce portalda, sonra ERP’de ikinci kez girilmesi, yazım hatası ve unutulan sipariş riskini de beraberinde getiriyordu.
Ne kurduk
Portal ile ERP arasında otomatik bir aktarım hattı kurduk. Portaldan gelen sipariş, elle fiş açmaya gerek kalmadan ERP’ye aktarılıyor. Sipariş, onay ve sevk durumunu da tek bir listeden takip edilebilir hale getirdik.
Genel olarak bu tür bir aktarım hattı, bir sistemde oluşan kaydın başka bir sisteme belirli kurallarla ve otomatik olarak taşınmasıdır. Amaç aynı bilginin iki kez girilmesini ve bunun getirdiği gecikme ile hata riskini ortadan kaldırmaktır.
Toptan dağıtımda zaman, siparişin sisteme girdiği anla sevke hazır hale geldiği an arasındaki farkla ölçülür. Siparişin portalda beklemesi, ERP’de fişin açılmasını bekleyen biri olması demektir. Bu kişi başka bir işle meşgulse sipariş bekler, vardiya değişirse unutulabilir.
Otomatik aktarım hattında bu bekleme adımı kaldırıldı. Sipariş geldiğinde ERP’ye taşınıyor, onay ve sevk durumu da tek listede görünüyor. Böylece operasyon ekibi hangi siparişin onay beklediğini, hangisinin sevke çıktığını ayrı ayrı ekranlara bakmadan görebiliyor. Satış tarafı da bir müşteri siparişinin neden beklediğini sorduğunda cevabı aynı listeden bulabiliyor; bu da ekipler arasındaki telefon ve mesaj trafiğini genellikle azaltır.
Aktarım hatlarında genel olarak hata durumları da önemlidir; aktarılamayan bir kaydın görünür olması, sessizce kaybolmasından çok daha güvenlidir. Bu tür bir hattın tasarımında bu nokta ayrıca gözetilir.
Hattı 18 ay boyunca işlettik ve ardından firmaya devrettik.
Neden önemli
Dağıtım işinde sipariş hacmi büyüdükçe elle yapılan her adım darboğaz haline gelir. Fiş açmak gibi tekrarlı işleri sisteme bırakmak, ekibin zamanını istisnalara ve müşteri iletişimine ayırmasını sağlar. Ayrıca sipariş, onay ve sevk bilgisinin tek yerde durması, hangi siparişin nerede olduğu sorusunu kişilere bağımlı olmaktan çıkarır.
Hattın devredilmesiyle birlikte firma, sipariş aktarımını kendi ekibiyle sürdürebilir hale geldi. Süreç kurallı ve otomatik olduğu için ekip değişse bile işin nasıl yürüdüğü kişilerin bilgisine bağımlı kalmaz.
Kullanım durumu
Hat 18 ay aktif olarak kullanıldı ve ardından devredildi. Bu iş için yayımlayabileceğimiz sayısal bir sonuç bulunmuyor.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Bu iş için ayrıca açıklayabileceğimiz teknik ayrıntı bulunmuyor. Projenin kapsamı portal ve ERP arasındaki sipariş aktarımı ile sipariş, onay ve sevk durumunun tek listede izlenmesidir.