Başlangıçtaki durum
Yelken Eğitim yurtdışı eğitim danışmanlığı yapıyor. Yurtdışı eğitim başvuruları ve danışmanlık süreçleri dağınık kanallardan yürütülüyordu. Bir öğrencinin hangi üniversiteye veya dil okuluna başvurduğunu, randevusunun ne zaman olduğunu ve sürecin hangi aşamada kaldığını izlemek için farklı yerlere bakmak gerekiyordu. Danışman sayısı ve öğrenci sayısı arttıkça bu dağınıklık, bir öğrencinin bilgisinin yalnızca onu takip eden kişide kalması riskini de doğurur.
Ne kurduk
Üniversite, dil okulu ve randevu süreçlerini tek panelde toplayan bir eğitim danışmanlık ve süreç yönetim sistemi kurduk. Danışmanlar başvuruları ve randevuları aynı yerden yönetebiliyor.
Genel olarak bir danışmanlık sürecinde bilginin tek yerde durması, aynı öğrenciye ait kayıtların farklı kişilerde ve farklı dosyalarda ayrışmasını önler. Bu sistemin amacı da budur.
Yurtdışı eğitim danışmanlığında bir öğrenci birden fazla kurumla aynı anda muhatap olur: üniversiteler, dil okulları ve danışmanın kendisi. Her başvuru farklı belgeler, farklı tarihler ve farklı aşamalar içerir. Bu bilgiler ayrı dosyalarda ve mesajlarda tutulduğunda danışman, bir öğrencinin durumunu özetlemek için zaman harcar.
Tek panelde üniversite ve dil okulu kayıtları ile randevuları bir araya getirmek, danışmanın öğrenci özelinde bütün görüntüyü hızla almasını sağlar. Randevu süreçlerinin aynı sistemde olması, görüşme planı ile başvuru durumunun birlikte izlenmesine imkan verir. Üniversite ve dil okulu bilgileri sistemde düzenli bir yapıda durduğu için danışman, öğrenciye uygun seçenekleri tekrar tekrar baştan araştırmak yerine kayıtlı bilgiler üzerinden önerebilir. Bir danışmanın yerine bir başkası devraldığında da öğrencinin geçmişi panelde hazır durur.
Neden önemli
Danışmanlık işinde hizmetin kalitesi, öğrencinin sürecin hangi aşamasında olduğunun net bilinmesine ve zamanında geri dönülmesine bağlıdır. Randevu kaçırmak ya da bir başvuru adımını gözden kaçırmak öğrencinin planını doğrudan etkiler. Süreçlerin tek panelde izlenmesi, bu tür aksaklık riskini azaltır ve ekibin ortak bir bilgi tabanıyla çalışmasını sağlar.
Sistem, danışmanlık ekibinin öğrenciyle yürüttüğü görüşmeleri ve başvuru adımlarını düzenli bir kayıt halinde tutmasına yardımcı oldu. Böylece ekip büyüdüğünde de aynı çalışma düzeni korunabilir.
Kullanım durumu
Sistem 3 yılı aşkın süredir aktif olarak kullanılıyor. Bu iş için yayımlayabileceğimiz sayısal bir sonuç bulunmuyor.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Bu iş için ayrıca açıklayabileceğimiz teknik ayrıntı bulunmuyor. Projenin kapsamı üniversite, dil okulu ve randevu süreçlerinin tek panelde yönetilmesidir.