Başlangıçtaki durum
Entegrator’da mühendislik projeleri Excel üzerinden yönetiliyordu. Proje bilgileri, personel kayıtları, maliyet hesapları ve finansal analizler farklı tablolarda ve ayrı sistemlerde tutuluyordu. Excel küçük bir ekip için hızlı bir başlangıç sağlar; ancak proje sayısı, çalışan sayısı ve maliyet kalemleri arttıkça sürüm karışıklığı, elle kopyalanan veriler ve izlenemeyen değişiklikler iş yükünü büyütür. Bir projenin güncel durumunu görmek, o projeye bağlı personel ve maliyeti aynı anda değerlendirmek zorlaşır.
Ne kurduk
Projenin her yönüyle ayrıntılı biçimde yönetilebildiği bir proje yönetim sistemi geliştirdik. Sistem yalnızca görev takibiyle sınırlı değil. Proje yönetimi, saha personeli yönetimi, maliyet analizi, finansal analiz, finansal raporlama ve nakit akış yönetimi aynı çatı altında toplandı. Böylece bir projeye ait bilgiler, o projeye bağlı personel ve maliyet verileriyle birlikte tek yerde izlenebiliyor ve finansal tablolar aynı kaynaktan besleniyor.
Mimariyi mikro servis yapısı üzerine kurduk. Mikro servis yaklaşımında proje, personel, finans gibi alanlar birbirinden ayrılmış servisler olarak çalışır. Bu ayrım, bir alandaki değişikliğin diğerlerini etkilemesini azaltır ve sistemin ihtiyaç doğrultusunda parça parça genişletilmesine imkan verir. Sistem AWS mimarisi üzerinde çalışıyor.
Genel olarak bir ERP sistemi, bir kurumun proje, insan kaynağı ve finans gibi birbirine bağlı işlerini ortak bir veri tabanı üzerinden yürütmesini sağlar. Bu yapıda bir kalemin güncellenmesi, o kaleme bağlı raporlara da yansır; bu sayede proje maliyeti, personel kullanımı ve nakit akışı arasındaki ilişki ayrı dosyalarda elle eşleştirilmeden izlenebilir.
Mühendislik işlerinde gelir ve gider çoğu zaman projeye bağlı akar: sahada çalışan personelin emeği, proje için yapılan harcamalar ve beklenen tahsilatlar aynı projenin parçalarıdır. Bu veriler tek sistemde toplandığında yönetici, bir projenin maliyetini ve nakit durumunu ayrı ayrı tablolar birleştirmeden görebilir. Sahadaki personelin hangi projede çalıştığı da aynı yerde kayıtlı olduğu için iş yükü planlaması daha rahat yapılır.
Neden önemli
Proje bazlı çalışan bir mühendislik firmasında kârlılık ve nakit akışı, ancak maliyetin projeyle doğru eşleştirilmesiyle anlaşılır. Excel tablolarında bu eşleştirme elle yapıldığı için gecikir ve hata içerebilir. Özel bir ERP, firmanın kendi çalışma biçimini yansıttığı için hazır paketlerin sunmadığı proje ve finans ilişkilerini de modelleyebilir.
Mikro servis yapısı, firmanın ihtiyaçları değiştikçe sistemin yeni modüllerle büyütülebilmesine de zemin hazırlar. Veri tek merkezde durduğu için yeni bir rapor ya da analiz ihtiyacında verileri baştan toplamak gerekmez.
Sonuç
Entegrator bugün proje yönetimini, finansal analizini ve nakit akışını özel olarak geliştirilen bu ERP sisteminden yürütüyor. Daha önce ayrı sistemlerde duran bilgiler tek bir merkezde birleşti. Sistem 12.2024 tarihinden bu yana, yani 1 yılı aşkın süredir aktif kullanımda.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Uygulama Laravel ile geliştirildi. Altyapı AWS üzerinde, mikro servis mimarisiyle çalışıyor.