Başlangıçtaki durum
Asatur için ele aldığımız alan endüstriyel araç kiralamasıydı. Arazöz, su tankeri ve vidanjör gibi araçların kiralanması ve bu araçlara gelen taleplerin toplanması dağınık ve kontrolsüz biçimde yürütülüyordu. Hangi aracın hangi talep için uygun olduğunu ve hangi talebin hangi aşamada olduğunu takip etmek zordu. Araç envanteri, ilanlar ve gelen talepler farklı yerlerde durduğunda bir talebin gözden kaçması ya da aynı aracın farklı yerlerde birbirinden farklı bilgilerle yer alması gibi sorunlar kolayca ortaya çıkar.
Bu tür araçları kiralayan firmalarda talepler genellikle telefon, mesaj ve e-posta gibi farklı kanallardan gelir. Her kanal ayrı bir not defteri gibi çalışınca, kimin ne istediği ve ona ne cevap verildiği çoğu zaman bir kişinin hafızasında kalır.
Ne kurduk
Araç kiralama, ilan yönetimi ve talep toplama süreçlerini tek bir sistemde birleştirdik. Araç envanteri artık merkezi bir katalog ve veri yönetimi yapısı içinde tutuluyor. Her araç için ilan oluşturulabiliyor, bu ilanlar üzerinden gelen kiralama talepleri de aynı sisteme düşüyor. Talepler bir süreç takip yapısı içinde izlenebildiği için ekip, hangi talebin hangi aşamada olduğunu tek ekrandan görebiliyor.
Sistemin amacı, kiralama operasyonunu kişilerin hafızasına ya da dağınık notlara bağlı olmaktan çıkarıp kayıt altına alınan, izlenebilir bir düzene oturtmaktı. Envanter, ilan ve talep aynı veri üzerinde buluştuğu için bir bilginin güncellenmesi bütün sistemde geçerli oluyor.
Günlük kullanımda akış genellikle şöyle işler: araç envantere eklenir, ilanı yayınlanır, ilandan gelen talep kayda geçer ve talep ilgili araçla eşleştirilerek aşama aşama ilerletilir. Böylece aynı bilgiyi birden fazla yerde yeniden yazmaya gerek kalmaz, talebin geçmişi de sonradan açıp bakılabilecek biçimde saklanır.
Bu tür bir kiralama işinde asıl zorluk, envanterin sürekli değişmesidir. Bir araç kiradayken ilan güncel kalmazsa ya da bir talep kayıt altına alınmazsa hem müşteri hem firma zaman kaybeder. Talepleri ve ilanları aynı yapıda tutmak, bu tür kayıpları azaltmayı hedefleyen genel bir yaklaşımdır.
Neden önemli
Endüstriyel araç kiralamada müşteri çoğunlukla acil bir ihtiyaçla arar ve hızlı, net bir dönüş bekler. Envanterin güncel olması ve taleplerin kaybolmaması, hem müşteriye doğru araç önermeyi hem de firmanın kapasitesini doğru kullanmasını kolaylaştırır.
Sonuç
Sistem 02.2024 tarihinden itibaren 1 yılı aşkın süredir aktif olarak kullanılıyor. Araç envanteri, ilanlar ve kiralama talepleri tek merkezden yönetiliyor. Firma yeni araç eklemek, mevcut ilanı güncellemek ya da gelen bir talebin durumunu değiştirmek istediğinde bunu aynı yerden yapabiliyor.
Teknoloji ve entegrasyonlar
Sistem Laravel ile geliştirildi. Katalog ve veri yönetimi, talep yönetimi ve süreç takibi aynı uygulama içinde çalışıyor.